5S — система бережливого производства

5S — система бережливого производства

5S — один из первых инструментов для компании, постигающей культуру бережливого производства (lean production) и совершенствования бизнес-процессов. Внедрение 5S помогает определить правила по сокращению отходов и поддержанию эргономичной, безопасной и чистой рабочей среды.

Новости бизнеса и подборка кейсов — в вашей почте:

Впервые принципы бережливого производства 5S были разработаны Тайити Оно, инженером и председателем совета директоров компании Toyota, и Шигео Синго, который также сформулировал концепцию Poka-Yoke.

Концепция бережливого производства по методологии 5S сегодня нашла отражение в ГОСТ Р 56906-2016 «Бережливое производство. Организация рабочего пространства (5S)».

Содержание:

Концепция бережливого производства — для всех

Каждый может использовать систему 5S бережливого производства на рабочем месте. Она не требует особой технической подготовки и может быть реализована во всех типах компаний: от производственных предприятий до домашних офисов, от малых предприятий до крупных многонациональных организаций. Простота внедрения и поддержания делают эту методологию привлекательным помощником для сотрудников, управленцев и клиентов.

Система 5S формирует более эффективное мышление компании в целом и каждого сотрудника в частности.

Пошаговая инструкция внедрения принципов 5S

Шаг 1. Тест на 5S бережливое производство

Если вы ответите утвердительно на любой из следующих вопросов, система 5S будет действительно полезна и эффективна для вашей компании.

  1. Людям на вашем рабочем месте сложно найти документы?
  2. Есть ли на рабочем месте незакрепленные, провисающие электрические кабели?
  3. Есть ли файлы, ящики и шкафы, которые не имеют маркировки, или они содержат немаркированный контент, который трудно идентифицировать?
  4. Ценное место занято бесполезными предметами?
  5. Есть ли на вашем рабочем месте «пылесборники» вроде папок с документами, которыми вы не пользуетесь?
  6. Все ли знают, как поддерживать рабочее место в порядке и полностью ли осознают свои роли и обязанности?

Если вы ответили утвердительно на любой из этих вопросов, переходите к следующему шагу.

еКапуста [CPL] RU

Шаг 2. Элементы бережливого производства 5S

Название 5S включает в себя пять принципов бережливого производства. Термины заимствованы из японского языка: все они начинаются с буквы S. По сути, эти пять терминов представляют пять шагов к совершенству в работе и процессах:

SEIRI (整理) «сортировка»: отделите необходимые инструменты, материалы и инструкции от ненужных. Уберите из рабочей зоны все лишнее.

SEITON (整頓) «соблюдение порядка»: отсортируйте и систематизируйте все инструменты, оборудование, файлы, данные, материалы и ресурсы для быстрого и удобного поиска и использования. Пометьте все места хранения, инструменты и оборудование.

SEISO (清掃) «содержание в чистоте»: установите новые стандарты чистоты. Очистите и удалите весь мусор. Чистота обеспечивает безопасное рабочее место и делает потенциальные проблемы заметными.

SHISUSKE (清潔) «стандартизация»: привлекайте сотрудников к систематическому выполнению шагов 1, 2 и 3, указанных выше, ежедневно, чтобы поддерживать рабочее место в идеальном состоянии в качестве стандартного процесса. Внедрите принципы 5S на уровне предписаний и правил. Включайте в рабочее время необходимость ухода за рабочим местом.

SEIKETSU (躾) «совершенствование»: сделайте 5S частью своей культуры и включите ее в корпоративную философию. Принципы бережливого производства должны стать вашими организационными ценностями, повседневными привычками каждого сотрудника компании.

Шаг 3: План действий

Начните внедрение 5S с обучения своих сотрудников пониманию системы. За этим могут последовать однодневные встречи с каждым сотрудником отдельно или командой. Убедитесь, что сотрудники «на одной волне» в том, что касается реализации принципов бережливого производства.

Во время первого однодневного занятия необходимо выполнить следующее:

  1. Сделать снимок текущего состояния рабочего места.
  2. Сортировка, чтобы отделить все необходимое от ненужного.
  3. Организовать рабочее пространство так, чтобы всему было место. Чтобы вы могли найти что угодно всего за несколько секунд.
  4. Убрать рабочее место и избавиться от вещей, которые затрудняют поддержание чистоты. Например, коробки на полу.
  5. Подготовьте план действий для вещей, с которыми вы не сможете справиться в этот день, но сможете сделать в ближайшем будущем. Например, запланируйте продать предметы, которыми вы больше не пользуетесь. Также их можно подарить, отправить на переработку или просто выкинуть.
  6. Сделайте второй снимок после рабочего дня.

Рекомендации эксперта

Наталья Казацкая, организатор пространства
Наталья Казацкая, профессиональный организатор эргономичного пространства

Для стандартизации рабочего места сотрудника вполне подойдет «рабочая ячейка», которая будет состоять из стеллажа и рабочего стола со встроенными розетками.

Стеллаж располагается за спиной сотрудника и служит как психологической опорой, элементом зонирования, а также подойдет для хранения документации, различных каталогов, экземпляров продукции и пр.

Стол дополняем перфорированной панелью и располагаем все необходимые канцтовары, мелочи, семейные фото, напоминалки и прочие мелочи в органайзерах на ней. Так они всегда остаются под рукой и не занимают рабочую поверхность стола.

Элементы стандартизации офисного рабочего места при 5S
Элементы стандартизации офисного рабочего места при 5S: всё это можно найти в Икее

Подобные панели можно разместить с 1, 2 или со всех трёх сторон стола. Они также будут служить элементом зонирования, что актуально в офисах, где трудятся сразу несколько человек.

Такая система подойдет и для ангарных помещений, где рабочие места располагаются просто рядами.

«Рабочие ячейки» можно располагать рядами и размещать сотрудников как лицом, так и спиной друг к другу. В первом случае они смогут, если необходимо, общаться через зонирующую перфорированную панель и погружаться в дела, не отвлекаясь на то, что происходит вокруг. Во втором случае ряды рабочих мест разделяются стеллажами, которые находятся за спиной каждого сотрудника. Тогда никто не сможет подглядеть в чужой монитор, и каждая «ячейка» будет оснащена местом для хранения и полноценным рабочим пространством.


Шаг 4. Стандартизация

Во время второго однодневного сеанса (через две недели после первого) необходимо сделать третий снимок и сравнить его с первыми двумя. Многие организации проводят коллегиальные аудиты, чтобы проверить, как соблюдаются принципы 5S, а также убедиться, что план выполняется. Работайте вместе, чтобы определить способы стандартизации с течением времени: составьте графики уборки, определите роли и обязанности и подготовьте письменные процедуры или диаграммы.

Шаг 5: Завершение

Во время третьего однодневного сеанса (через два месяца после второго) проверьте, как выглядят рабочие места сотрудников, и запланируйте еще одну экспертную оценку. Так вы сможете убедиться, что 5S поддерживается, графики и процедуры соблюдаются.

Бережливое производство (LEAN): обзор всех методов
Пример использования системы 5S на предприятии ENSTO (Финляндия)

Опыт использования инструмента бережливого производства 5S в международной сети автосервисов FIT Service

Светлана Соловьева, HR-директор, международной сети автосервисов FIT Service.

Светлана Соловьева, HR-директор, международной сети автосервисов FIT Service:

Внедрять методику 5S мы начали в 2012 году. На тот момент в сети было 8 автосервисов, а сейчас 248 станций в 127 городах России и Казахстана.

На первом этапе мы сконцентрировались на оптимизации физического пространства станций. Для этого определили стандарт размещения постов, расстояния между подъёмниками, расстояния до стен и так далее. Это нужно как для экономии площади, а значит и сокращения арендной ставки, так и для сокращения пути до инструмента.

Инструменты и оборудование расположили в цехе, в зависимости от их категории. Индивидуальные, например, отвёртки и гаечные ключи, разместили на посту каждого механика. Специальные — на полках в закрытых шкафах. Инструменты общего пользования закрепили на контурных стендах или боксах, где по контурам видно, какого инструмента не хватает.

Это нужно, чтобы обеспечить сотрудников всем необходимым на посту (поэтому наборы в инструментальных тележках стандартизированы), а также для сокращения затрат на инструмент. Например, на стенде общего инструмента располагаются те, которые не нужны на каждом посту ежедневно. А значит, нужно купить не три «болгарки», а одну. Аналогично и со специнструментом. Есть то, что есть на станциях. Причем, в зависимости от города, наборы различны, так как различны автопарки. Кроме того, для общей экономии сети у нас есть централизованные склады со специнструментом — тем, который требуется редко, и нет смысла покупать на станцию. Например, набор для замены ГРМ на Jaguar . Он предоставляется станции бесплатно от управляющей компании.

Оптимизировали расположение товаров на складе: на уровне глаз и рук — наиболее востребованные запчасти, на верхних и нижних полках — используемые редко. Это нужно для того, чтобы сократить время на выдачу товара. При пиковых нагрузках каждая минута на счету.

Отдельный стеллаж — для товаров под заказ и на возврат. Это нужно для контроля возвратов. Помимо отдельных полок мы так же сделали специальные условия возврата — можно вернуть со следующим курьером, без проволочек.

Конечно, персонал не был готов к столь масштабным изменениям. Люди сопротивлялись новым требованиям, не хотели соблюдать правила расположения инструментов и оборудования. Часть сотрудников ушла.

С внедрением бережливого производства дополнительная нагрузка легла на руководителей станций. Если раньше необходимо было решать исключительно производственные вопросы, например, если сотрудники не вышли на смену, разбирать конфликтные ситуации с клиентом, то теперь нужно было постоянно разъяснять сотрудникам, почему важно приводить в порядок рабочее место, почему нужно вырезать формы под оборудование или инструмент.

Недовольство персонала продолжалось в течение полугода. Затем, люди привыкли и поняли, что порядок на рабочих местах действительно экономит не только время, но и силы.

После успешного внедрения системы 5S на наших станциях. Мы также её внедрили в офисе Управляющей компании. Нанесли разметку на столы, подписи на кухне, разместили стеллажи в быстром доступе для каждого сотрудника.

Принцип бережливого производства позволил нам:

  • оптимизировать внутреннее пространство автосервисов: все на своем месте, механик не тратит время на поиски нужного инструмента;
  • сократить время ожидания клиента: 80% автовладельцев приезжают в сервис по записи;
  • мастер-приемщик проверяет историю обслуживания, заранее готовит всю документацию, запчасти;
  • ускорить обслуживание автомобиля. Есть группы товаров: лампочки, воздушные фильтры и т.п., которые должны быть здесь и сейчас, клиент не может их ждать. Запчасти под заказ на складе не хранят;
  • повысить объем работ, которые выполняет один механик. Сотрудники сервиса должны обновлять свои знания. В FIT Service для этого создали центр обучения для сотрудников FIT LAB.

Комплекс мер, включая и внедрение 5S, дал такие результаты:

  • Скорость работы с каждым клиентом выросла на 30%;
  • Станции загружены на 102-105%, так как выросла их пропускная способность;
  • Сотрудники зарабатывают на 15-20% больше, чем в среднем по рынку;
  • Клиенты удовлетворены на 97%, а не на 95% как раньше;
  • Новички адаптируются к рабочему пространству за 2-3 дня.

Новости