Проанализируйте плюсы и минусы передачи бухгалтерского и кадрового учета сторонней компании и сделайте вывод, нужно ли это вам.
О том, чтобы доверить сторонней компании бухгалтерию, задумывались 30% московских компаний. По России этот процент ниже: пятая часть крупного бизнеса передают часть задач на аутсорс, всего 5% средних компаний и шестеро из десяти индивидуальных предпринимателей.
Преимущества аутсорсинга
Разберем плюсы передачи дел удаленной команде бухгалтеров и кадровиков.
Экономия средств. Средний расход на услуги аутсорсинга составит не более ФОТ, который расходуется на одного сотрудника бухгалтерии (оценки приблизительные, зависят от функционала и числа операций). В расчет берутся непосредственно заработная плата, отчисления в государственные фонды и затраты на создание и обслуживание рабочего места. Например, комплексное обслуживание от сервиса «Анкор» бухгалтерский плюс аутсорсинг кадрового делопроизводства обойдется бизнесу всего от 3100 рублей в месяц.
Скорая помощь. Бухгалтеры, работающие в службах аутсорсинга, имеют опыт работы с особо тяжелыми случаями — например когда предыдущий бухгалтер работал из рук вон плохо, запустил учет или обманывал руководство. Заметно снизят или вовсе уберегут от штрафов контролирующих органов и проверки.
Отвечают головой. Если в отчете по вине бухгалтера на аутсорсе появится ошибка и надзорный орган оштрафует компанию, большинство сервисов оплатят штраф сами — деятельность, как правило, застрахована. Когда из-за недостатка компетенций или невнимательности ошибется штатный сотрудник, все расходы понесете вы.
Квалификация. Бухгалтеры в штате не всегда в курсе нововведений в области законодательства — которое в 2022 году меняется очень быстро. Аутсорсинговые службы следят за последними изменениями и держат связь со специалистами из налоговой и Пенсионного фонда. Так, уверены ли вы, что используете все положенные вам по закону налоговые льготы и не переплачиваете лишнего в бюджет?
Полная взаимозаменяемость. Если сотрудница службы аутсорсинга уйдет в декрет или сломает ногу, вы об этом даже не узнаете: ваши дела передадут равноценному сотруднику, и тот подхватит кадровый и бухгалтерский учет. На предприятиях отсутствие ключевого специалиста на рабочем месте чревато неразберихой.
Скорость реакции. Как правило, над задачами одной компании работает сразу несколько специалистов, что сильно ускоряет процесс исполнения.
Недостатки
Тем, кто подумывает над тем, чтобы обратиться к сторонней компании, стоит учесть и вероятные минусы.
Трудный выбор. Компаний, которые предоставляют услуги аутсорсинга, сейчас много: ниша востребована, бизнес оптимизирует затраты. Важно сориентироваться и выбрать ту, что не подведет. Соразмерьте оплату услуг, основной и дополнительный функционал, например от компании «Анкор». Подробнее про услуги тут.
Данные на замке? Доверие бухгалтерии, то есть конфиденциальной информации о компании, третьим лицам чревато рисками утечки данных, слив базы поставщиков конкурентам. Большинство компаний заботятся о своей репутации на рынке, но бывают и печальные случаи. Чтобы не ошибиться, тщательно изучите отзывы о компании, проверьте по различным базам данных.
Лицом не вышел. Даже после заключения договора о сотрудничестве что-то может пойти не так: личные взаимоотношения с контрагентом — немаловажная часть бизнеса. Обычно компании предлагают тестовый период бесплатного или льготного обслуживания — «притереться» друг к другу. В этом случае возможен обратный технический перенос базы данных — чаще всего бесплатный.
Коммуникации. Если в отдел бухгалтерии можно дойти пешком, то до людей на удаленке достучаться бывает непросто. Как следствие, задачи выполняют не оперативно. С этим фактором борются, например, с помощью общения через мессенджер. А, например, в аутсорсинговую компанию https://efix-group.com/ можно обратиться поздно вечером в пятницу или в праздничный день — чтобы изучить срочное требование, которое прислала Госинспекция труда. Специалисты разберутся в ситуации и грамотно ответят на запрос.
Отсутствие сверхзадач. В небольших компаниях численностью до 10 человек бухгалтер может выполнять множество задач сверх должностной инструкции. Например, регистрировать письма, заказывать воду и следить за поставками офисной бумаги, составлять списки детей сотрудников и на Новый год самостоятельно выбирать им подарки, отвезти документы в банк, взять на себя организацию корпоратива. Если ваш бухгалтер выполняет множество таких поручений, придется либо распределять обязанности по остальным сотрудникам, либо, соизмерив риски и удобство, отказаться от услуг сторонней компании, несмотря на ее преимущества.