Как организовать работу с удалёнными сотрудниками

Как организовать работу с удалёнными сотрудниками

С 1 января 2021 года вступил в силу № 407-ФЗ, регулирующий порядок организации труда удалённых сотрудников. Между тем, компании не торопятся переводить сотрудников на удалёнку. Многие руководители, работая с фрилансерами ещё в лучшие времена, столкнулись с тем, что удалённый сотрудник хуже выполняет свои обязанности. Отсюда страхи. Наталья Венерова, генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива», рассказала, как грамотно организовать удалённую работу сотрудников.

Новости бизнеса и подборка кейсов — в вашей почте:

Содержание:

Наталья Венерова, генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива»

Наталья Венерова, генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива».


Удалёнщики всегда были, только назывались по-другому. И работать с ними было легко и просто тем, кто умел их готовить. Я время от времени нанимаю фрилансеров для своего агентства: дизайнеров, фотографов, SMM и SEO специалистов, PR-менеджеров, переводчиков. И постоянно помогаю клиентам с наймом специалистов на проектную работу или фриланс. На мой взгляд, есть три ключевые компетенции, универсальные для любого удалёнщика. Не важно, каков его правовой и финансовый статус.

  1. Соблюдать дедлайны
  2. Выполнять задачи
  3. Быть на связи

Именно в такой последовательности! Они, как правила по технике безопасности, написаны кровью. Моей. И многих других тоже.

О дедлайнах. Организация рабочего времени удалённых сотрудников

Это ключевое. Коротко на примерах. Кому сегодня нужна презентация на испанском, если проект партнёрам представляли еще вчера? А переводчик канючит, делает бровки домиком и говорит, что недопонял важности момента. Или ещё: буклет нужно сделать за неделю до выставки, а за день до её открытия верстальщик кивает на дизайнера: мол, он задержал работу. Платить им, конечно, нет никакого желания.

Как правильно организовать рабочее время сотрудника на удалёнке

Чтобы избежать провалов в работе и конфликтов с людьми, важно еще на этапе найма специалистов-удаленщиков оценивать их уровень самоорганизации, ответственность, способность соблюдать тайминг. К сожалению, резюме этих качеств и навыков не выявляет. Попробуйте проверить практикой. Для обсуждения деталей проекта предложите кандидату связаться с вами в строго определенное время (например, с «окном» в 10-15 минут), в конкретный день. Если он позволяет себе нарушить сроки встречи/общения, стоит сразу задуматься над его способностью к самоорганизации.

Конфликт между руководителем и подчинённым

Если кандидат кажется вам исключительно хорошим, можете дать второй шанс: «Набросайте план действий/Составьте предварительный бюджет/ Сбросьте мне шаблон технического задания к утру понедельника». Снова прокол? В топку. Иначе будете расплачиваться за свою снисходительность. У вас же компания, а не клуб по интересам.

Совет Бизнесолога

Используйте цифровые системы управления проектами для более эффективной организации рабочего времени и распределения задач между удалёнными сотрудниками: Trello, Asana, Kaiten и др.

О постановке задач. Порядок удалённой работы сотрудников

Вам специалист нужен для решения ваших задач, а не смотреть как он «красиво умеет», правда? Всегда-всегда-всегда при работе с удаленщиками/фрилансерами/подрядчиками пишите задание, ТЗ, бриф, составляйте план или список задач. Не важно, как вы это назовете. Если «на словах» объясните, «на словах» и получите. Не размазывайте свои «объяснялки» на 33 письма и 22 сообщения в чате. Найдите время и составьте качественное внятное задание, по которому потом и спросите.

Как организовать подбор удалённого сотрудника

Если нанимаете специалиста на большой объем задач, например, юриста для ведения нескольких длительных судебных разбирательств, дайте небольшое тестовое задание: написать ответ на письмо, составить претензию, подготовить проект обращения. 

Нанимаете дизайнера для разработки сайта? Попросите нарисовать макет одного блока. Ищите толкового пиарщика? Для проверки его навыков достаточно одного пресс-релиза. Если по идеальному ТЗ работа сделана из рук вон плохо, заплатите только за одно письмо/эскиз/страницу и… в топку. Не рискуйте всем проектом. Уровень профессионализма – это черта, ниже которой специалист опуститься не может ни при каких обстоятельствах.

Совет Бизнесолога

Помимо чёткого формулирования ТЗ и инструкций, закладывайте время на согласование деталей и корректировку результатов.

Осуществляйте мониторинг удалённой работы сотрудников. Разбивайте задачу на этапы, контролируя каждый этап.

О связи. Коммуникация с удалённым сотрудником 

Представьте ситуацию: у вас новые вводные, требуется срочно внести изменения в ход работы, а до маркетолога, SMM-специалиста, SEO-аналитика, работающего удаленно, невозможно достучаться. Трубку не берет, на письма не отвечает, сообщения в чате не просматривает. Хорошо, если пару часов, а если пару дней? В голове стучит все сильнее: «Заболел, отказался, перебежал к конкурентам? Искать нового или подождать?» 

У любого директора таких историй о потеряшках-подрядчиках с десяток. Не вы первый слушаете про то, как заболела двоюродная бабушка, срочно пришлось продавать домик в деревне или кошка потерялась. Подобные душераздирающие истории рассказывают и лохматые студенты, и седые дяди. Не смешно. Боль и ярость.

Как правильно нанять и что делать, если сотрудник на удалёнке не выходит на связь?

Заранее разработать правила коммуникации. Например: рабочий контакт каждое утро/раз в три дня/по понедельникам. Интенсивность зависит от масштаба и специфики работы. Программистов и дизайнеров часто дергать не рекомендую: взбесятся. Пиарщиков, сммщиков можно и нужно чаще. Они, как правило, экстраверты и охотнее общаются.

Предупредите кандидата о своих требованиях и о последствиях нарушений еще на этапе собеседований. В период тестового задания или испытательного срока делайте «контрольные замеры», внимательно следите. Если начались провалы в коммуникации, можно один раз строго поговорить и предупредить. За второй срыв наказать деньгами. В третий… ну сами знаете. Правильно – в топку! Чаще всего, причины внезапных исчезновений фрилансеров банальны: алкоголь, депрессия. Таких людей надо жалеть, прощать и лечить. А работать надо с другими.

Наталья Венерова, генеральный директор Центра развития бизнеса и карьеры «Перспектива»

Новости