ABC и XYZ анализ в Excel: таблицы, примеры расчетов, формулы

ABC и XYZ анализ в Excel: таблицы, примеры расчетов, формулы

ABC XYZ анализ — удобный метод оценки эффективности работы «жизненно важных» отделов компании: продаж, маркетинга, склада, финансов. Представляем подробную инструкцию, как выполнить ABC и XYZ-анализ в Excel.

Новости бизнеса и подборка кейсов — в вашей почте:

С общими принципами проведения ABC и XYZ-анализа можно ознакомиться здесь. А ниже — пошаговая инструкция, как сделать ABC-анализ в Excel.

Содержание:

4 вопроса до начала ABC-анализа

  1. Цель. Зачем вы проводите исследование?  Увеличить выручку компании, исключить возможность упущенной выгоды и т.п.
  2. Результат. Как вы сможете применить полученные значения? Оптимизируем складские запасы, пересмотрим условия договоров и т.п.
  3. Источники данных. Как вы соберете исходные данные: объект и параметр анализа? Объект анализа — перечень товаров, параметр — выручка в количественном и денежном выражении.
  4. Матрица. Какое АВС XYZ процентное распределение закладывать в расчет? Классический вариант на основе принципа Парето: 80% приносят выручки приносят 20% ключевых клиентов. Чтобы назначить распределение по группам, нужно знать специфику работы компании, жизненные циклы и сезональность. Ошибки в матрице могут привести к тому, что в неприбыльной группе С окажутся важные покупатели с редкими закупками.
ABC и XYZ анализ: суть, методика, расшифровка результатов

ABC-анализ в Excel: пошаговая инструкция, рабочие образцы с формулами

Ассортиментный ABC анализ проведем на примере компании по продаже запасный частей для сельскохозяйственной техники.

Количество товара — более 5 000 позиций. Объединяем их в группы по видам номенклатуры.

Из учетной системы выгружаем данные за 2020 год:

  • количество продаж с разбивкой по кварталам;
  • цена реализации за единицу;
  • выручка итого за год в рублях. Важно использовать одну валюту для всего отчета, чтобы исключить влияние курсовых разниц.
ABC-анализ в Excel: пример
ABC-анализ в Excel: пример

Сортировка выручки по убыванию

Выделяем диапазон ячеек: вся таблица вместе с заголовками без строки «Итого».

В ниспадающем меню выбираем:

Данные — Сортировка — Сортировать по:

  • столбец «Выручка»
  • сортировка «Значения»
  • порядок «По убыванию»

Нажимаем «Ок».

Система выстраивает таблицу по убыванию размера выручки в столбце D.

ABC-анализ в Excel: сортировка выручки по убыванию
ABC-анализ в Excel: сортировка выручки по убыванию
ABC-анализ в Excel: сортировка по убыванию
ABC-анализ в Excel: сортировка по убыванию

Доля каждой строки в общем параметре

Определяем долю каждой номенклатуры в выручке:

  • добавляем графу Доля (Е). Формат ячеек процентный;
  • в строку 2 для товара 6 вводим формулу: выручка товара 6 / выручка итого;
  • протягиваем формулу вниз по всем товарам.

Добавляем графу F и рассчитываем Долю накопительным итогом: складываем текущее значение со всеми предыдущими.

ABC-анализ в Excel: рассчитываем долю каждого товара
ABC-анализ в Excel: формулы расчёта доли каждого товара в выручке

Символ & предупреждает Excel, что формулу нельзя двигать:

  • & перед буквой — по столбцам;
  • & перед цифрой — по строкам.
ABC-анализ в Excel
ABC-анализ в Excel: доля каждого товара в выручке

Перед тем как создавать ABC-таблицу проверьте долю каждого товара в общем значении (выручки, запасах, себестоимости и пр.). Проводить ABC аналитику бессмысленно, если объект распределяется примерно в равных долях. Каждый показатель вносит одинаковый вклад в результат.

Определяем группу

Создаем графу Группа. Каждому товару присваиваем значения А, В, С в зависимости от доли в выручке.

Руководство утвердило матрицу:

ГруппаДиапазон
Aдо 70%
B70-90%
C90-100%

В ячейке G2 прописываем формулу =ЕСЛИ(F2<=70%;"A";ЕСЛИ(F2>=90%;"C";"В")). Протягиваем формулу вниз по всем товарам.

В примере для наглядности проценты заданы цифрами. 

В рабочем файле Excel вместо процентов ссылки на ячейки со значениями матрицы. При изменении параметров матрицы формула будет автоматически пересчитываться по всем товарам.

ABC-анализ в Excel: распределение по группам, формулы
ABC-анализ в Excel: распределение по группам, формулы
ABC-анализ в Excel: распределение по группам — результат обработки
ABC-анализ в Excel: распределение по группам — результат обработки

В столбце G каждой номенклатурной группе присвоен код А, В, С.

В группу А попали товары, которые приносят основную прибыль.

В группу В — продукция компании, на которую нерегулярный спрос.

Группа С — товары, которые зарабатывают только 10% от выручки.

XYZ-анализ в Excel: оценка динамики продаж

XYZ исследование позволит увидеть изменения спроса на продукцию компании.

Выгружаем данные из учётной системы

Создаем таблицу с количеством продаж за 2020 год по каждой товарной группе по каждому кварталу.

XYZ-анализ в Excel: количество продаж по кварталам
XYZ-анализ в Excel: количество продаж по кварталам

Рассчитываем коэффициент вариации

Вариация — степень разброса значений в числовой последовательности. Показывает насколько данные отклоняются от средних показателей. В финансах этот коэффициент оценивает изменчивость, волатильность, сезональнальность. Чем он меньше, тем стабильнее оцениваемый параметр (спрос на товар, движение по складу, платежи и т.д.).

Создаем графу Средние продажи. В строку 3 вводим формулу =СРЗНАЧ(B3:E3) и копируем ее для всех товарных позиций.

XYZ-анализ в Excel: формула расчёта средних продаж
XYZ-анализ в Excel: формула расчёта средних продаж

Создаем графу Стандартное отклонение. Стандартное отклонение / Средние продажи.

В строку 3 вводим формулу =СТАНДОТКЛОН(B3:E3) и копируем ее для всех товарных позиций.

XYZ-анализ в Excel: формула расчёта стандартного отклонения
XYZ-анализ в Excel: формула расчёта стандартного отклонения

Создаем графу Вариация, %. Вводим формулу:

Столбец Стандартное отклонение / Столбец Средние продажи

Присваиваем значения XZY и соединяем с ABC

Руководство утвердило матрицу XYZ аналитики:

ГруппаДиапазон
X — постоянный спросдо 15%
Y — изменчивый спрос, сезональностьот 15% до 50%
Z — случайный спросбольше 50%

Ранжируем полученные результаты с помощью функции Excel «ЕСЛИ».

В ячейку J3 вводим формулу: =ЕСЛИ(I3<=15%;"X";ЕСЛИ(I3>=50%;"Z";"Y")). Копируем формулу по всем товарным срокам.

Создаем графу Группа по методу ABC. Подтягиваем код группы из таблицы ABC анализа с помощью формулы: =ВПР(A3;ABC!$A$1:$G$12;7;0)

Как настроить формулу ВПР:

Задача функции: по коду товара в исходной таблице найти значение А, В или С и перенести его отчётную таблицу XYZ.

А3 — параметр, по которому ищем значение, например «Товар 6».

ABC!$A$1:$G$12 — ссылка на диапазон исходной таблицы. В ней строго в первом столбце должен быть параметр, по которому ищем значение «Товар 6».

7 — порядковый номер столбца, в котором в исходной находятся значения (коды А, В, С)

0 — значение ЛОЖЬ. Для Ecxel признак того, что искомый результат должен соответствовать всем 3-м предыдущим условиям.

По каждому товару получаем двойную кодировку ABC и XYZ аналитики.

Для наглядности можно скрепить лва кода по каждому товару.

В столбец L для каждой строки вводим формулу =K&J.

Товары AX — высокоприбыльные позиции, которые формируют 70% выручки. На них стабильный спрос.

Товары CZ — позиции с самым низким спросом. Сюда могут попасть как неликвиды, так и элитные товары с редким спросом. Требуется дополнительная аналитика.

Подробнее о сути, эффективности и недостатках ABC XYZ анализа читайте здесь.

Новости