Управленческие расходы — самая «загадочная» статья отчета о прибылях и убытках. В рамках работы по оптимизации бизнес-процессов перед финансистами часто ставят задачу: определить какой уровень затрат будет достаточным для бесперебойной работы. В статье приведены ТОП-6 вопросов, которые помогут успешно администрировать расходы на управление компанией.
Марина Мельникова, экономист, финансовый аналитик RAS и IFRS.
Содержание
- Какие затраты относить к управленческим?
- Какими проводками отражать управленческие расходы в бухгалтерском учете?
- Как принять управленческие расходы к вычету?
- Как распределять управленческие расходы в корпоративном учете
- Как бюджетировать управленческие расходы?
- Оптимизация управленческих расходов: как искать резервы для снижения?
1. Какие затраты относить к управленческим?
Управленческие расходы включают в себя траты, которые обеспечивают эффективную работу бизнеса как единого финансового комплекса. Их сложно увязать с основной деятельностью. В большинстве случаев их задача — содержание административного персонала и офисов для него. Сотрудники этих отделов не генерируют прибыль, но без них компания не сможет работать.
Командировочные расходы руководителя нельзя отнести на какой-то конкретный продукт или услугу, которые продает организация.
Состав управленческих расходов зависит от специфики бизнеса. В производственной компании зарплата юриста будет управленческими расходами, а в консалтинговой — себестоимостью.
Примеры управленческих расходов
- налоги;
- информационные услуги (аудиторские, профессиональные консультации, техническая поддержка и пр.);
- расходы на организацию работы административного персонала:
- оплата труда;
- аренда и содержание помещений;
- амортизация основных средств, которые не связаны с производственными процессами;
- командировочные, представительские расходы.
В эту группу можно включать другие аналогичные по назначению расходы, которые возникают в процессе управления организацией.
2. Какими проводками отражать управленческие расходы в бухгалтерском учете?
Сумму административно-хозяйственных затрат указывают в Отчете о финансовых результатах в строке 2220 «Управленческие расходы». Данные сюда попадают со счета 90.2 «Себестоимость продаж».
В учетной политике компания утверждает рабочий План счетов. Торговые организации собирают управленческие расходы на счете 44 «Расходы на продажу». Все остальные (производство, комиссионеры, брокеры, дилеры и т.д.) должны использовать счет бухгалтерского учёта 26 «Общехозяйственные расходы».
В дебет 26 и 44 списывают затраты со счетов:
- амортизации;
- налогов;
- материалов;
- расчетов с персоналом;
- подотчетные суммы;
- расходы будущих периодов.
Полный список корреспондирующих проводок смотрите в Плане счетов бухучета РФ. Внутри счетов создают дополнительную аналитику: субсчета и статьи затрат.
План счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организации (утв. Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н)
Для учета зарплаты бухгалтеров в 1С: Бухгалтерия на счете 26 создали дополнительные признаки: подразделение «Финансовый отдел», статья расходов «Оплата труда».
По итогам отчетного периода накопленные на этих счетах суммы относят:
- напрямую на себестоимость проданной продукции: Д 90.2 К 26, 44;
- в производство: на запасы, незавершенное строительство, основное/вспомогательное производство: Д 10, 20, 23, 25, 28 К 26, 44.
Учёт управленческих расходов в 2021 году
С 2021 года переносить в производство можно только те управленческие расходы, которые непосредственно связаны с изготовлением продукции или покупкой материалов (п.18, п. 26 ФСБУ 5/2019). При списании тех или иных затрат на управленческие расходы будьте готовы объяснять налоговикам суть и экономическое значение таких проводок.
Если руководитель административно-хозяйственного отдела сам поехал закупать материалы для производства, то его ГСМ и командировочные расходы можно отнести на себестоимость этих запасов.
В рабочих процессах таких примеров немного, либо они незначительные по сумме. Списание их на себестоимость будет скорее усложнять учет, чем отражать полные затраты на продукцию.
Проводки учета управленческих расходов на примере покупки справочной литературы для бизнеса
| Операция | Д | К | Подтверждающий документ |
|---|---|---|---|
| Стоимость журналов списали на затраты | 26, 44 | 60, 76 | Отгрузочные документы |
| Начислен НДС со стоимости журналов | 19 | 60, 76 | Счет-фактура |
| НДС приняли к вычету | 68 | 19 | Счет-фактура |
| Компания оплатила журналы | 60, 76 | 51, 71 | Выписка банка, авансовый отчет |
3. Как принять управленческие расходы к вычету?
Управленческие расходы учитывают при расчете налога на прибыль. Критерии, по которым следует оценить расход перед тем как уменьшить сумму налога (п. 1 ст. 252 НК РФ, Письмо Минфина РФ от 25.05.2007 № 03-03-06/1/311):
- есть ли подтверждающие документы?;
- связаны ли расходы с деятельностью компании?;
- оправданы ли они экономически: расходы совершают чтобы выполнять задачи бизнеса?
Нельзя показывать в налоговом учете завода оформление офиса цветами для улучшения интерьера или покупку развлекательной литературы. Такие расходы не соответствуют критериям ст. 252 НК РФ. Налоговики их не примут и пересчитают налог.
Налоговый учет управленческих расходов зависит от того, к какой группе относится конкретный расход (материалы, оплата труда, амортизация, прочие расходы) и какой метод учета применяет бизнес (по начислению или кассовый). При методе начисления признаем расходы в том периоде, к которому они фактически относятся. Если учет кассовым методом — только по факту выплаты денег.
Расходы компании на амортизируемое имущество (основные средства, нематериальные активы) списывают через амортизацию (пп. 3 п. 2 ст. 253, ст. ст. 256, 257 НК РФ, Письмо Минфина России от 02.10.2015 N 03-03-06/56359).
Например: Д 26 К 02 Начислена амортизация основных средств административного департамента
Представительские расходы можно показывать в налоговом учете в размере не более 4% от расходов на оплату труда (п.2 ст.264 НК РФ). Все суммы сверх норматива придется переносить на следующий период: затраты считают нарастающим итогом в течение года, а база для их оценки (ФОТ) будет расти.
Пример
Сумма представительских расходов ООО на ОСНО за февраль 2021 года — 15 000 руб.
Расходы на оплату труда за февраль 2021 года — 300 000 руб.
Максимальная сумма представительских расходов для расчета налога на прибыль:
300 000 * 4% = 12 000 руб.
4. Как распределять управленческие расходы в корпоративном учете
Руководству нужно понимать доходность компании в целом и отдельных ее направлений (продуктов, сервисов). Для этого в управленческом учете устанавливают правила, по которым распределяют (аллоцируют) административно-хозяйственные расходы между бизнес-единицами.
Проценты аллокации утверждают в соответствии с:
- рабочим временем, которое обслуживающие подразделения тратят на каждый вид бизнеса;
- численностью персонала;
- объемом документооборота и т.д.
Метод распределения расходов должен учитывать специфику конкретного подразделения.
Пример
По итогам месяца нужно распределить зарплату троих бухгалтеров, которые обслуживают два завода, технический отдел и отдел продаж.
Ключи аллокации учитывают особенности работы бухгалтеров.
Проценты показывают объем трудозатрат на каждое бизнес-подразделение.
| Должность | Оклад | Ключ аллокации | Завод 1 | Завод 2 | Отдел технического обслуживания | Отдел продаж |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Бухгалтер по зарплате | 35 000 | количество персонала в отделах | 14 000 | 14 000 | 3 500 | 3 500 |
| 40% | 40% | 10% | 10% | |||
| Бухгалтер по материалам | 40 000 | % рабочего времени | 18 000 | 18 000 | 3 600 | 400 |
| 45% | 45% | 9% | 1% | |||
| Бухгалтер по дебиторской/кредиторской задолженности | 30 000 | количество договоров в отделах | 6 000 | 6 000 | 9 000 | 9 000 |
| 20% | 20% | 30% | 30% |
5. Как бюджетировать управленческие расходы?
Управленческие расходы практически не зависят от объема продаж/производства.
Бюджет собирают на основании данных о:
- количестве персонала, окладах и премиях;
- имуществе;
- условиях договоров (аренда зданий, оборудования, коммунальные платежи, консультационные услуги и пр.).
Консолидированный бюджет можно подготовить тремя методами:
- Прямой метод. Собирают заявки на расходы от каждого административно-хозяйственного подразделения.
- Нормативный метод. Руководство устанавливает нормы затрат: 2 пачки бумаги в неделю, 5 командировок в европу в год и т.п.
- Смешанный. Руководитель определяет максимальные суммы расходов. В рамках этих значений подразделения формируют свои бюджеты.
В последнюю очередь рассчитывают план налогов. Его задача: собрать в один документ все платежи в бюджет и оценить налоговую нагрузку на финрезультат компании. В зависимости от специфики бизнеса, в отчет включают НДС, налог на прибыль, имущество и другие налоги и сборы. Базы для расчета будущих налоговых платежей берут из бюджетов, которые предоставили бизнес-подразделения.
6. Оптимизация управленческих расходов: как искать резервы для снижения?
Контроль исполнения бюджетов — ежемесячный сбор данных о фактических расходах. Финансисты проводят план/факт анализ: по каждому подразделению сравнивают бюджетные показатели с фактическими. По необходимости запрашивают пояснения у ответственных исполнителей.
Чтобы сокращать управленческие расходы, нужно:
- повышать точность планирования и постоянно контролировать исполнение бюджетов;
- автоматизировать процессы;
- выводить часть персонала на аутсорсинг.
При подготовке бюджетов необходимо учитывать сезонные колебания расходов. Важно обратить внимание владельцев центров затрат на то, что в бюджете расходы нужно максимально точно распределить по месяцам. Ошибки сезональности искажают данные об уплате налогов, финансовых результатах и остатках денег на счетах.
Пример План-Факт анализа отдела информационных технологий производственной компании за Январь-Март 2021
| Статья расходов | Бюджет | Факт | Отклонение | % отклонения | Пояснения отдела ИТ |
|---|---|---|---|---|---|
| Закупка картриджей | 50 000 | 35 000 | -15 000 | -30% | поставщик снизил цену |
| Консультационная поддержка сервисного центра | 20 000 | — | -20 000 | -100% | не было запросов от сотрудников |
| Оплата сотовой связи | 40 000 | 43 000 | 3 000 | 8% | командировка в Германию |
